Backoffice medewerker

Wat ga je doen?

• Als spil tussen kantoor, klanten en onderaannemers zorg jij dat facilitaire en administratieve zaken soepel verlopen.
• Officemanagement en werkplekbeheer: je borgt orde en netheid op kantoor, verzorgt bestellingen van kantoorbenodigdheden en beheert bruikleenartikelen zoals laptops en telefoons, inclusief de bijbehorende abonnementen.
• Wagenpark- en machinepark­beheer: je plant onderhoud en APK-beurten, stelt berijdersovereenkomsten op, regelt tankpassen en zorgt voor tijdige keuring en registratie van materieel.
• Administratie en contractbeheer: je verwerkt nieuwe klanten correct in alle systemen, handelt opzeggingen administratief af en begeleidt de administratieve inrichting bij overnames.
• Glas- en vloerplanning en eenmalig aangenomen werk: je stelt de (wekelijkse) planning op, communiceert deze duidelijk naar klanten en onderaannemers, en controleert de uitgevoerde werkzaamheden en inkoopfacturen.
• Ondersteuning operatie: je stelt maandelijks managementrapportages op voor klanten en verzorgt wekelijkse updates van controlelijsten (DKS'en en CK's) naar RM, OM en directie.
• Je bewaakt de klanttevredenheid door klachten zorgvuldig af te handelen en te rapporteren.
• Je denkt actief mee over het optimaliseren van onze processen en pakt kansen om verbeteringen door te voeren.

Jij bent...

Een daadkrachtige en organisatorisch sterke professional die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische werkomgeving. Je neemt van nature de regie, brengt structuur aan en zorgt dat zaken daadwerkelijk worden opgepakt en afgerond. Je werkt zelfstandig, stelt de juiste prioriteiten en houdt daarbij oog voor kwaliteit, voortgang en de belangen van verschillende betrokkenen.

Je bent niet afwachtend: je signaleert wat nodig is, neemt initiatief en komt in beweging. Je weet wanneer je moet doorpakken, wanneer je moet afstemmen en durft kritische vragen te stellen. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, belangen en niveaus binnen de organisatie.

Daarnaast:

• beschik je over HBO werk- en denkniveau;
• heb je een sterk ontwikkeld organiserend en analytisch vermogen;
• werk je nauwkeurig, gestructureerd en resultaatgericht;
• ben je sterk in administratieve en procesmatige werkzaamheden;
• ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen en processen snel eigen;
• ben je communicatief sterk en beweeg je gemakkelijk tussen verschillende gesprekspartners;
• stel je zelfstandig prioriteiten en bewaak je voortgang en deadlines;
• ben je gewend om meerdere zaken tegelijkertijd te coördineren zonder het overzicht te verliezen;
• neem je eigenaarschap over je werkzaamheden en spreekt het je aan om verantwoordelijkheid te dragen voor een goede uitvoering;
• zie je waar processen slimmer, efficiënter of beter georganiseerd kunnen worden en kom je zelf met verbeteringen.
• Ervaring met Microsoft office is een vereiste. Ervaring met Facility Apps en AFAS is een pré.

Wat bieden wij jou?

• Een marktconform salaris
• Een leuke en uitdagende baan in Alkmaar voor 32-40 uur per week
• Ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden bij goed functioneren
• Goed verzorgde vrijdagmiddaglunches, gezellige borrels en unieke teamuitjes
• Elke dag vers fruit
• Je mag vrij gebruik maken van onze sport gelegenheid waar sport apparatuur aanwezig is, en bij te dragen bij sportieve evenementen
• Bijwonen van wedstrijden van AZ
• Een collegiale, humorvolle en no-nonsense werksfeer waar respect voor elkaar voorop staat